Assistant WhatsApp école inscription : répondre à vos clients 24h/24

Ce que vivent les écoles et centres de formation sur WhatsApp

La période des inscriptions concentre en trois semaines l'essentiel des demandes de l'année. Le secrétariat répond aux mêmes quatre questions cent fois par jour, entre deux parents au guichet, et des familles restent sans réponse pendant plusieurs jours. Celles qui hésitent entre deux établissements arbitrent souvent sur ce seul critère : celui qui a répondu.

• ·Pic d'inscriptions qui sature le standard sur quelques semaines
• ·Frais, filières et pièces du dossier réexpliqués à chaque famille
• ·Messages des parents envoyés le soir, hors des heures de bureau
• ·Demandes d'inscription reçues en vrac, sans les informations utiles

Ce que fait l'assistant Wapy

Wapy répond depuis la fiche que vous remplissez : vos informations, votre catalogue, vos consignes. Il mène la demande jusqu'au bout au lieu d'accuser réception, pose les questions qui manquent, confirme au client, enregistre la commande ou la réservation dans votre carnet et vous envoie le récapitulatif sur WhatsApp.

Il ne vous passe la main que dans les cas rares où un humain est indispensable : une réclamation, un sujet sensible, ou un client qui demande explicitement à vous parler. Quand une information manque à la fiche, il ne vous dérange pas pour autant, il dit qu'il se renseigne, sans jamais avancer un prix ou une disponibilité qu'il n'a pas. Ses réponses sont en français, la seule langue prévue à ce jour.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il finaliser une inscription ?

Il mène l'échange, recueille les informations que votre consigne demande, confirme à la famille, puis enregistre la demande et prévient le secrétariat sur WhatsApp. La validation du dossier et l'admission restent entièrement de votre côté.

Comment lui faire connaitre nos frais et nos filières ?

Par un tableau dont vous choisissez les colonnes, filière, niveau, frais, échéances, saisi ou importé depuis un fichier Excel. L'assistant reprend ces montants tels quels et n'en invente aucun, même sous insistance.

Peut-il exploiter notre règlement ou notre brochure ?

Oui. Vous téléversez un PDF ou un fichier texte, son contenu rejoint la fiche que l'assistant consulte. Les documents très longs sont tronqués : mettez l'essentiel en tête, ou découpez-les en plusieurs fichiers courts.

Répond-il aux parents en dehors des heures de bureau ?

Oui, sans interruption. Aucune plage horaire ne conditionne son fonctionnement : un message envoyé à 22 heures ou un dimanche reçoit sa réponse immédiatement, et une demande d'inscription est enregistrée pour le lendemain.

Comment traiter une demande de bourse ou un cas particulier ?

Écrivez une consigne qui vise cette situation et demande de transmettre : l'assistant la suivra et alertera le responsable. Sans consigne, une information absente ne déclenche pas de transfert, il répond simplement qu'il se renseigne.

Peut-on améliorer ses réponses au fil des échanges ?

Avec l'option suggestions, l'IA relit les conversations et propose des ajouts à votre fiche, questions restées sans bonne réponse ou information manquante. Rien n'est appliqué sans votre validation, suggestion par suggestion.