Comment ça marche : mettre en place l'assistant WhatsApp

Les 5 étapes de la mise en route

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   Décrire votre activité

   Vous créez votre compte, vous choisissez votre secteur dans une liste ou vous le saisissez librement, et vous décrivez votre établissement en quelques lignes. À partir de cette description, l'intelligence artificielle propose une première fiche : vos informations pratiques, un catalogue, des consignes et des questions fréquentes.

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   Corriger la fiche

   Vous relisez cette proposition et vous la corrigez, car c'est elle et elle seule qui servira de source aux réponses. Horaires, adresse, moyens de paiement, prix, plats ou prestations : tout se modifie depuis le tableau de bord, colonne par colonne, ou s'importe depuis un tableur si vous en tenez déjà un.

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   Écrire vos consignes

   Vous ajoutez les consignes propres à votre maison : quoi répondre à une demande de devis, quel lien envoyer pour une réservation, quel cas doit vous revenir directement. Vous pouvez aussi déposer des documents dans la base de connaissances et exclure les numéros auxquels l'assistant ne doit jamais répondre.

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   Connecter WhatsApp

   Le tableau de bord affiche un QR code. Vous l'ouvrez depuis WhatsApp, dans les appareils liés, et vous le scannez, exactement comme pour WhatsApp Web. Votre numéro ne change pas, vos conversations restent en place, et vous pouvez délier le compte à tout moment depuis le tableau de bord.

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   Laisser l'assistant répondre

   Les clients écrivent sur le même numéro qu'avant. L'assistant répond depuis votre fiche, pose les questions qui manquent, confirme, puis enregistre la réservation ou la commande dans votre carnet et vous envoie le récapitulatif. Il vous passe la main pour une réclamation ou un client qui demande à vous parler.

Ce qui se passe une fois en ligne

L'assistant lit chaque message reçu et compose sa réponse à partir de votre fiche. Il mène la demande jusqu'au bout plutôt que d'accuser réception : il pose les questions qui manquent, confirme au client, inscrit la réservation ou la commande dans votre carnet et vous envoie le récapitulatif.

Il vous passe la main dans les cas rares où un humain est indispensable : une réclamation, un sujet sensible, un client qui demande explicitement à vous parler, ou une consigne de votre fiche qui l'exige. Quand une information manque, il dit qu'il se renseigne plutôt que d'avancer un prix ou une disponibilité qu'il n'a pas.

Quand il vous passe la main, l'alerte arrive sur votre WhatsApp. Vous citez ce message et votre réponse part au client, ou vous répondez depuis le tableau de bord. Un mot convenu rend ensuite la conversation à l'assistant.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• ·Un compte WhatsApp actif sur un téléphone, celui que vos clients utilisent déjà pour vous écrire.
• ·Vos informations pratiques sous la main : horaires, adresse, moyens de paiement, catalogue ou prestations avec leurs prix.
• ·Une adresse électronique pour créer le compte, et un navigateur. Aucune installation, aucune ligne de code.
• ·Un peu de temps pour relire la fiche : c'est le seul travail qui compte vraiment, puisque tout ce que l'assistant dira en vient.

L'assistant ne répond qu'en français, et il n'envoie ni campagne ni message en nombre : il répond à ce qu'on lui écrit. Si votre besoin est d'émettre vers une liste de contacts, ce n'est pas le bon outil.