Assistant WhatsApp hôtel : répondre à vos clients 24h/24

Ce que vivent les hôtels sur WhatsApp

Un voyageur qui cherche une chambre écrit rarement à un seul hôtel. Il envoie le même message à quatre établissements et réserve chez celui qui répond avec un tarif clair et une disponibilité. Ces messages tombent tard le soir, à l'arrivée d'un vol, au moment précis où la réception termine un enregistrement et ne peut pas suivre le téléphone.

• ·Demandes envoyées à plusieurs hôtels en même temps, où la vitesse décide
• ·Questions de tarif et d'équipement répétées à chaque voyageur
• ·Messages reçus la nuit, quand la réception est seule en poste
• ·Demandes de groupe traitées comme une réservation ordinaire, puis perdues

Ce que fait l'assistant Wapy

Wapy répond depuis la fiche que vous remplissez : vos informations, votre catalogue, vos consignes. Il mène la demande jusqu'au bout au lieu d'accuser réception, pose les questions qui manquent, confirme au client, enregistre la commande ou la réservation dans votre carnet et vous envoie le récapitulatif sur WhatsApp.

Il ne vous passe la main que dans les cas rares où un humain est indispensable : une réclamation, un sujet sensible, ou un client qui demande explicitement à vous parler. Quand une information manque à la fiche, il ne vous dérange pas pour autant, il dit qu'il se renseigne, sans jamais avancer un prix ou une disponibilité qu'il n'a pas. Ses réponses sont en français, la seule langue prévue à ce jour.

Questions fréquentes

L'assistant confirme-t-il la réservation tout seul ?

Cela dépend de votre installation. Avec l'option rendez-vous activée, il réserve un créneau et le confirme. Sinon il recueille dates, nombre de personnes et type de chambre, confirme la demande au client et vous l'envoie pour que la réception valide la disponibilité.

Comment lui faire connaitre mes chambres et mes tarifs ?

Vous les décrivez dans un tableau dont vous choisissez les colonnes : type de chambre, capacité, tarif, équipements. L'assistant reprend ces valeurs telles quelles, sans arrondir ni compléter un tarif absent.

Répond-il aux voyageurs qui écrivent en anglais ?

Il comprend la question mais répond en français, la seule langue de réponse prévue à ce jour. Autant le savoir si votre clientèle est majoritairement anglophone : un message en anglais recevra une réponse en français.

Peut-il gérer une demande de groupe ou de séminaire ?

Il recueille l'essentiel et vous la transmet. Vous pouvez écrire une consigne qui lui dit quoi faire dans ce cas précis, par exemple quelles informations demander avant de vous prévenir : elle guide son comportement sur ce type de demande.

Puis-je gérer deux établissements avec un seul compte ?

Non. Chaque établissement a son compte, sa fiche et sa propre connexion WhatsApp. Un voyageur qui écrit au numéro d'un hôtel reçoit les informations de cet hôtel, jamais celles de l'autre.

Que devient une conversation reprise par la réception ?

Elle reste visible en entier dans le tableau de bord, avec l'historique des messages. Vous pouvez y répondre directement, ou depuis WhatsApp en citant l'alerte reçue, puis rendre la conversation à l'assistant.