Assistant WhatsApp école inscription : répondre à vos clients 24h/24
En bref
Un assistant WhatsApp pour école ou centre de formation répond aux familles sur les frais, les filières, le calendrier et les pièces du dossier, puis recueille la demande d'inscription et prévient le secrétariat.
Publié le
Le quotidien
École et centre de formation
- Pic d'inscriptions qui sature le standard sur quelques semaines
- Frais, filières et pièces du dossier réexpliqués à chaque famille
- Messages des parents envoyés le soir, hors des heures de bureau
- Demandes d'inscription reçues en vrac, sans les informations utiles
Ce que vivent les écoles et centres de formation sur WhatsApp
Le constat d'abord, sans quoi la solution ne veut rien dire.
La période des inscriptions concentre en trois semaines l'essentiel des demandes de l'année. Le secrétariat répond aux mêmes quatre questions cent fois par jour, entre deux parents au guichet, et des familles restent sans réponse pendant plusieurs jours. Celles qui hésitent entre deux établissements arbitrent souvent sur ce seul critère : celui qui a répondu.
Ce que fait l'assistant Wapy
Trois temps, les mêmes pour tous les métiers, appliqués à votre fiche.
Il répond depuis votre fiche
Vos informations, votre catalogue, vos consignes. Il n'annonce ni un prix ni une disponibilité qui n'y figurent pas, et ses réponses sont en français, la seule langue prévue à ce jour.
Il mène la demande jusqu'au bout
Au lieu d'accuser réception, il pose les questions qui manquent, confirme au client, enregistre la commande ou la réservation dans votre carnet, puis vous envoie le récapitulatif sur WhatsApp.
Il vous passe la main dans les cas rares
Une réclamation, un sujet sensible, un client qui demande explicitement à vous parler. Quand une information manque à la fiche, il ne vous dérange pas pour autant : il dit qu'il se renseigne.
Questions fréquentes
Les questions que posent les écoles et centres de formation avant de brancher un assistant sur leur numéro.
L'assistant peut-il finaliser une inscription ?
Il mène l'échange, recueille les informations que votre consigne demande, confirme à la famille, puis enregistre la demande et prévient le secrétariat sur WhatsApp. La validation du dossier et l'admission restent entièrement de votre côté.
Comment lui faire connaitre nos frais et nos filières ?
Par un tableau dont vous choisissez les colonnes, filière, niveau, frais, échéances, saisi ou importé depuis un fichier Excel. L'assistant reprend ces montants tels quels et n'en invente aucun, même sous insistance.
Peut-il exploiter notre règlement ou notre brochure ?
Oui. Vous téléversez un PDF ou un fichier texte, son contenu rejoint la fiche que l'assistant consulte. Les documents très longs sont tronqués : mettez l'essentiel en tête, ou découpez-les en plusieurs fichiers courts.
Répond-il aux parents en dehors des heures de bureau ?
Oui, sans interruption. Aucune plage horaire ne conditionne son fonctionnement : un message envoyé à 22 heures ou un dimanche reçoit sa réponse immédiatement, et une demande d'inscription est enregistrée pour le lendemain.
Comment traiter une demande de bourse ou un cas particulier ?
Écrivez une consigne qui vise cette situation et demande de transmettre : l'assistant la suivra et alertera le responsable. Sans consigne, une information absente ne déclenche pas de transfert, il répond simplement qu'il se renseigne.
Peut-on améliorer ses réponses au fil des échanges ?
Avec l'option suggestions, l'IA relit les conversations et propose des ajouts à votre fiche, questions restées sans bonne réponse ou information manquante. Rien n'est appliqué sans votre validation, suggestion par suggestion.
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Rédigé par
Équipe Wapy
Conception et support de l'assistant WhatsApp Wapy