Assistant WhatsApp traiteur événementiel : répondre à vos clients 24h/24

Ce que vivent les traiteurs et événementiels sur WhatsApp

Un traiteur travaille précisément les jours où les demandes arrivent : le samedi, en plein service d'un mariage, quand les invités repartent avec le numéro et écrivent le soir même. Chaque message vaut un contrat à quatre chiffres, mais il faut une date, un nombre d'invités et une formule pour répondre, et personne n'est libre pour les demander.

• ·Demandes reçues pendant une prestation, quand toute l'équipe est mobilisée
• ·Devis impossibles à chiffrer sans date ni nombre d'invités
• ·Formules et options réexpliquées à chaque futur marié
• ·Dates déjà retenues confirmées à deux clients par erreur

Ce que fait l'assistant Wapy

Wapy répond depuis la fiche que vous remplissez : vos informations, votre catalogue, vos consignes. Il mène la demande jusqu'au bout au lieu d'accuser réception, pose les questions qui manquent, confirme au client, enregistre la commande ou la réservation dans votre carnet et vous envoie le récapitulatif sur WhatsApp.

Il ne vous passe la main que dans les cas rares où un humain est indispensable : une réclamation, un sujet sensible, ou un client qui demande explicitement à vous parler. Quand une information manque à la fiche, il ne vous dérange pas pour autant, il dit qu'il se renseigne, sans jamais avancer un prix ou une disponibilité qu'il n'a pas. Ses réponses sont en français, la seule langue prévue à ce jour.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il envoyer un devis chiffré ?

Il annonce les tarifs indicatifs que vous avez renseignés, jamais un montant absent de la fiche. Pour le reste, il recueille les éléments du devis, confirme au client, puis vous transmet la demande. Le chiffrage final reste le vôtre.

Comment obtenir une demande de devis complète ?

Par une consigne qui énumère ce qu'il doit demander avant d'enregistrer : type d'événement, date, nombre d'invités, formule, services annexes. Il pose ces questions par petites séries, puis vous envoie le récapitulatif structuré.

Sait-il si une date est déjà retenue ?

Pas dans le cas d'un événement. L'option rendez-vous raisonne en créneaux horaires, pas en journées entières : réserver un créneau ne bloque pas la date. En pratique, l'assistant recueille la date souhaitée et vous la transmet, et c'est vous qui confirmez la disponibilité.

Où retrouver les demandes qu'il a enregistrées ?

Chacune est rangée dans le carnet de votre tableau de bord, classée par nature, devis, commande ou réservation, avec le récapitulatif et la conversation d'origine. Vous recevez en plus une notification WhatsApp à chaque enregistrement.

Un client m'envoie la capture de son acompte, que fait l'assistant ?

Avec l'option lecture des justificatifs, il lit l'image, en extrait le montant et la référence, confirme la réception en précisant que la validation reste à faire, enregistre l'information et vous transfère la capture.

Peut-il gérer plusieurs demandes en même temps ?

Oui. Chaque conversation est indépendante et garde son propre historique, sans mélange d'un client à l'autre. Les messages de groupes et les statuts diffusés sont ignorés d'office.